SPECIAL 01
特集1
情報を整理せずに済ます方法
早稲田大学大学院 教授 野口悠紀雄

野口悠紀雄
[のぐち・ゆきお]
東京都生まれ。1963年 東京大学工学部応用物理学科卒業。1964年 大蔵省入省。1969年 カリフォルニア大学ロサンゼルス校経済学部大学院修士号取得。1972年 エール大学経済学部大学院博士号取得。一橋大学経済学部教授、東京大学教授などを経て、2004年よりスタンフォード大学客員教授。2005年より早稲田大学大学院ファイナンス研究科教授。
専攻:公共経済学、日本経済論。
主な著書に、『情報の経済理論』(東洋経済新報社、1974、日経経済図書文化賞受賞)『予算編成における公共的意思決定過程の研究』(共著、大蔵省印刷局、1979、毎日新聞エコノミスト賞受賞)『財政危機の構造』(東洋経済新報社、1980、サントリー学芸賞受賞)『バブルの経済学』(日本経済新聞社、1992、吉野作造賞受賞)『金融工学』(共著、ダイヤモンド社、2000)他


 「整理」に関する基本的な真理は、つぎのことである。すなわち、「整理ができるかどうかは、時間とスペースに依存する」。
 整理するための時間を十分に持てる人にとって、部屋や机の上を綺麗に維持するのは、困難なことではない。しかし、忙しい人は、整理などやっていられない。なぜなら、整理とはそれほど緊急を要することではないからだ。机の上や部屋が乱雑に散らかっているのが快適でないことは明らかだが、それでも仕事を続けることはできる。緊急の締め切りに追われている人にとって、仕事場の環境の快適化など、二義的なことだ。そんなことに時間を使うより、目の前に迫った締め切りに対処しなければならない。だから、整理は後回しになる。
 また、不用品を格納するために十分なスペースを持つ人にとっても、整理は楽な仕事である。当面必要のないものは、目につかない場所に移してしまえばよいからだ。倉庫や納戸の中にモノが溢れていようと、仕事場や応接室は綺麗にできる。
 以上は、家財道具などをも含めた一般的な整理についてのことだが、本稿の主題である「情報」についても、同じことがいえる。
 第一に、ヒマな人にとって情報の整理はそれほど難しい仕事ではない。一日中整理だけやっていることも不可能ではないだろう。情報の整理が難事になるのは、「そんなことをやっている時間の余裕はない」からなのだ。
 第二に、当面使わない情報を格納するのに十分なスペースをもっている場合には、やはり「整理」は簡単だ。これは、とくに書籍や書類など、モノ(主として紙)に化体された情報の場合には、自明なことである。本や書類の整理が難事になるのは、「それを格納する場所が十分にない」からだ。
 以上を考慮すると、情報の整理や活用に関して一般に言われていることがいかに無益であるかが納得される。
 通常言われる情報整理の基本は、資料や書類を内容にしたがって分類することだ。つまり、「まず分類し、それにしたがって置き場所を区別せよ」という方法だ。われわれは、子供の頃から「整理は分類なり」と教えられてきたので、「分類しない限り検索はできない」と信じ込んでいる。こうして、仕事関係の書類なら、連絡文書、名簿、保証書、使用説明書、マニュアル類、経理関係書類などと分類し、それぞれ別の場所に置く。論文コピー、新聞切抜き、報告書などの資料は、事務関連書類とは別にする。そして、資料であれば内容別に区別し、報告書ならプロジェクトごとにまとめる。場合によっては、処理済み、未処理、要返信、重要書類などという区別をする。われわれは、これこそが「正しい」方法であると信じている。
 しかし、これは本当に正しい方法なのだろうか? 実は、これこそが最大の問題なのである。

 私は、情報の分類は不可能であり、無駄でもあると考えている。
 そう考える最大の理由は、「情報の分類」には原理上の問題があることだ。どの分類項目に入れてよいか分からない情報が多いのである。
 分類は、困難なだけではなく、危険な場合も多い。誤った項目に分類したためにかえって検索できなくなる場合も多いのだ。
 以上のような問題があるので、分類作業は、頭痛の種である。それにもかかわらず、整理法の本は、これらに対して満足な答えを出していない。従来の整理法は、「仮に、こうした問題が解決できるとしたら、分類は役立つ」といっているに過ぎない。
 分類に伴う問題としては、以上のような原理的な問題のほかに、実務的なものもある。
 第一に、分類をするには、手間と時間がかかる。まず、分類項目の設定と命名に頭を悩まさねばならない。また、個々の書類をどの項目に入れるかを、いちいち判断する必要がある。これらについて整理法の本に書いてある方法は、御用とお急ぎの身には、とても付き合えないものだ。
 私が『「超」整理法』という本で提案したのは、分類に伴うこうした問題を一切排除する「押し出しファイリング」という方法だ。その方法は、つぎのとおりである。
 まず、本棚に一定の区画を確保する(本が詰まっていれば、どける)。そして、角型二号の封筒(A4判の書類が楽に入る封筒)を大量に用意する。
 つぎに、机の上に散らばっている書類などを、ひとまとまりごとに封筒に入れる。封筒裏面の右肩に日付と内容を書く。内容のいかんにかかわらず、本棚の左端から封筒を順に並べていく。これで終わりである。
 「騙されたと思って」やってみるとよい。かなり書類が多くても、三十分もあれば作業は終わるだろう。そして、乱雑にちらかっていた仕事場は、間違いなく、魔法のように綺麗になるはずだ。
 この方法を聞いたときすぐに思い浮かぶのは、「乱雑に並べただけのところから必要な情報を探し出すのは大変だ」という疑問だろう。目的の資料が、何百もの封筒の大海に飲み込まれて、どこにいったか分からなくなってしまうように思われるからだ。「保存はしたが、見つからない」ということになりはしないか?検索のためには、やはり内容別の分類が必要なのではないか?
 こうした不安は、当然である。誰もが、そう思うだろう。私自身も、分類を完全に取り払うことに対しては、高所から飛降りるような恐怖感があった。
 しかし、実際には、こうした心配は杞憂なのである。なぜなら、このシステムでは、書類をでたらめに置いてあるのでなく、「時間順」という重要な軸で秩序づけているからだ。そして、時間軸をキーにした検索は、きわめて効率的なのだ。これこそが、重大な発見だったのである。
 時間軸が有用であるもっとも重要な理由は、使用する情報のほとんどは、最近使ったものの再使用であることだ。だから、保存したファイルのすべてを検索する必要はない。捜索範囲は、ほとんどの場合に、左側のごく一部に限定されるのである。これは、実行してみるとすぐに分かるだろう。
 以上の簡単な説明からも分かるとおり、「超」整理法とは、「ぐうたらの整理法」「ものぐさの整理法」である。もっとはっきり言えば、「整理をしないで済ます方法」だ。
 しかし、整理は目的ではなく手段だ。だから、「なんとか仕事をやり抜ける方法」を見出すことこそが重要なのだ。
 どんなことでもそうであるが、コストと効果の比較が必要である。もし整理することで大きな利益が得られるなら、時間をかけ、あるいはアシスタントを雇って、面倒な作業を遂行すべきだろう。しかし、整理はそれほど重要なことではない。
 とりわけ、整理のために多くの時間を割くことはできない。事実、整理が破綻しているのは、多忙な人である。扱う情報が多すぎて、時間がないから、追いつかないのだ。だから、「整理のための整理法」ではなく、「整理より重要な仕事を持っている人の整理法」が必要なのだ。
 私は、情報との格闘の中から、ここで述べた方法を見出した。現在にいたるまで何とか仕事を続けていられるのは、この方法のおかげである。
 このように、重要なのは仕事であって、情報の整理ではない。重要度・緊急度に関するこの判断こそが、もっとも大切だ。そして、現代社会のように情報が洪水のように押し寄せる環境下では、「情報をうまく整理する方法など存在しない」と認識すべきである。いまの時代で情報を整然と整理できるのは、せいぜい小学生までだろう。われわれになしうるのは、「何とか切り抜ける」(muddling through)ことだ。英語の表現が表わすように、これは「泥まみれ」の方法である。
 ところで、「分類しない」という基本的発想は、PC(パソコン)を用いる情報処理についても応用できる。内容にしたがってファイルを分別保存するのでなく、内容にかかわらず時間順に保存するのである。
 ファイルの保存時にこれがもっとも簡単な方法であることは明らかだが、必要な情報を探し出す場合にも、これが最も効率的だ。それは、強力な検索機能を利用できるからである。テキストファイルに対しては、(ワープロでなくエディタを使えば)grepという検索ソフトを昔から利用できた。
 固有名詞による検索はきわめて確実なので、私は、電話番号やメールの番号簿は作らず、ひたすらテキストファイルで保存し、それを検索していた。最近ではテキストファイル以外のファイルも検索できるソフトがある。だから、「分類しない」という方法の有用性は、ますます高まりつつある。私は、これからも、「情報を整理せずになんとか活用できる方法」に依存し続けるだろう。


 
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